1. Общие сведения

Компания EPAM Systems, Inc. открыла линию доверия EPAM EthicsLine, позволяющую сообщать обо всех потенциальных нарушениях Кодекса этичного поведения EPAM, политик компании, а также законов и нормативных актов (далее — «Сообщение на EthicsLine»).

Цель данного Уведомления о конфиденциальности данных — предоставить сотрудникам информацию о порядке сбора, обработки и использования персональных данных, упомянутых в Сообщениях на EthicsLine. Мы обрабатываем эти персональные данные с целью соответствовать требованиям законодательства, направленными на выявление нарушений на рабочем месте и (или) исходя из нашего законного интереса их недопущения.

Компания EPAM воспользовалась вендорскими услугами компании Convercent, Inc., глобального поставщика программного обеспечения в области этики и соответствия, которая выступает в качестве оператора онлайн-портала и телефонной линии EthicsLine. 

После передачи Вами Сообщения на EthicsLine через EthicsLine оно будет автоматически перенаправлено руководителю отдела корпоративного регулирования EPAM в США вместе со всеми персональными данными, изложенными в документе. Компании EPAM и Convercent приложат все необходимые усилия для сохранения конфиденциальности переданной информации и ее передачи в режиме служебной только тем лицам, которым она напрямую необходима для осуществления их законной деятельности.

Компания EPAM не применяет дисциплинарные наказания, преследования и не приемлет ответные меры в отношении лица, подавшего Сообщение на EthicsLine, если такое Сообщение оказалось необоснованным, но было подано из соображений правдивости и добросовестности.

2. Передача сообщения, предмет сообщения и анонимность

Предмет Сообщения: службу EthicsLine следует использовать для передачи сообщений о потенциальных нарушениях обязательств, вытекающих из Кодекса поведения EPAM, политик компании, либо действующего законодательства и нормативных актов. 

Существует два способа передачи Сообщений на EthicsLine:

1.   Использование онлайн-портала https://ethics.epam.com; или

2.   Звонок по номеру телефона в вашем регионе и передача оператору текста сообщения, который создаст Сообщение на EthicsLine от вашего лица (номера телефонов указаны в ссылке на онлайн-портал выше).

Согласно действующему законодательству, сообщения можно передавать анонимно. Если вы захотите сохранить анонимность, это может затруднить расследование со стороны компании EPAM, и мы, возможно, не сможем решить проблему в полной мере.  В силу вышеизложенного, компания EPAM поощряет идентификацию личности, но не требует ее при подаче Сообщения на EthicsLine. Обратите внимание, что лица, упомянутые в сообщении, могут иметь законное право на уведомление о факте подачи сообщения. Такие лица также имеют право ответить или внести коррективы в определенную информацию, если она окажется неверной. Ваши персональные данные на всех этапах считаются конфиденциальными и могут быть переданы только лицам, обязанным знать о сути вашего Сообщения, а также тем, кому они необходимы для осуществления законных действий, вытекающих из данного документа.  

Если требуется передать сообщение, тематика которого в конкретном регионе считается неприемлемой для обсуждения по горячей линии, просим использовать каналы личной передачи информации вместо анонимных сообщений¹.

3. Сбор персональных данных

Персональные данные, обрабатываемые службой EthicsLine, представляют собой конфиденциальную информацию, переданную вами или другим лицом в Сообщении на EthicsLine, касающуюся каких-либо лиц, упомянутых в Сообщении EthicsLine или определенных в ходе расследования, например, вашего руководителя, уполномоченных сотрудников, занятых расследованием, государственных служащих или других государственных ресурсов. Персональные данные могут включать контактные данные (например, Ф. И. О., почтовые адреса, адреса электронной почты и номера телефонов), сферу деятельности и место работы, сведения об инциденте, контактную информацию лиц, задействованных в инциденте, а также свидетелях, какие-либо псевдонимы или прозвища, а также любые фотографии, видеозаписи, комментарии и другую информацию, предоставленную вами или содержащуюся в вашем сообщении, переданном на EthicsLine.

Компания EPAM собирает, обрабатывает и использует персональные данные, касающиеся службы EthicsLine, для расследования Сообщений, переданных на EthicsLine, и принятия необходимых мер.

4. Документооборот— период хранения документов

Компании EPAM и (или) Convercent хранят ваши персональные данные исключительно для выполнения задач, описанных в этом уведомлении, и только в течение времени, требуемого для сбора всей информации, в соответствии с действующим законодательством. После того как компания EPAM перестает нуждаться в ваших персональных данных, или не требуется их дальнейшее хранение в соответствии с действующим законодательством или нормативными актами (согласно политике хранения данных компании), компания предпринимает все целесообразные действия для их удаления из внутренних систем и (или) архивов и (или) принимает меры, чтобы сделать их в необходимой мере анонимными и не несущими информации о вашей личности.

5. Передача данных

Все персональные данные, передаваемые через службу EthicsLine, собираются и хранятся на серверах компании Convercent в Дублине, Ирландия и Франкфурте, Германия. Штаб-квартира компании Convercent расположена по адресу: 5995 Greenwood Plaza Blvd, Suite 110, Greenwood Village, CO 80111 (США).

Кроме получения и обработки полученных персональных данных компанией Convercent, персональные данные могут быть переданы во все отделы, дочерние или аффилированные компании EPAM, расположенные вне территории вашей дислокации, например, в США или других странах вне Европейского экономического пространства. В рамках глобальной структуры компании EPAM персональные данные могут быть переданы руководителям или в определенные региональные или глобальные отделы компании EPAM, расположенные вне территории вашего пребывания, например, в США или других странах вне Европейского экономического пространства. Персональные данные также могут быть доступны сторонним юридическим фирмам или консультантам для оказания содействия в отношении определенных аспектов расследования и органам правопорядка, в соответствии с требованиями или нормами в отношении расследований Сообщений на EthicsLine, либо последующих мер, предпринимаемых после проведения таких расследований. Компания EPAM требует от получателей персональных данных обеспечивать достаточную конфиденциальность и защиту персональных данных согласно контракту или используя другие механизмы.

Компания Convercent следует принципам конфиденциальности программы по защите конфиденциальности в США и ЕС Privacy Shield. Более подробная информация приводится в перечне Privacy Shield.

Кроме того, компания EPAM применяет другие механизмы защиты для обеспечения достаточной степени защиты ваших персональных данных.

6. Вопросы и контактная информация

В случае возникновения каких-либо вопросов о системе EthicsLine или хранящихся в ней персональных данных о вас обращайтесь по адресу электронной почты [email protected].

Последнее обновление настоящего Уведомления: 05 февраля 2018 г.

[1] На данный момент во всех странах, в которых осуществляет свою деятельность компания EPAM, сотрудникам разрешено сообщать о любых серьезных потенциальных нарушениях кодекса поведения.