Skip navigation

EPAM EthicsLine Data Privacy Notice

Уведомление о конфиденциальности данных, передаваемых на EPAM EthicsLine

1. Общие сведения

Компания EPAM Systems, Inc. открыла линию доверия EPAM EthicsLine, позволяющую сообщать обо всех потенциальных нарушениях Кодекса этичного поведения EPAM, политик компании, а также законов и нормативных актов (далее — «Сообщение на EthicsLine»).

Цель данного Уведомления о конфиденциальности данных — предоставить сотрудникам информацию о порядке сбора, обработки и использования персональных данных, упомянутых в Сообщениях на EthicsLine. Мы обрабатываем эти персональные данные с целью соответствовать требованиям законодательства, направленными на выявление нарушений на рабочем месте и (или) исходя из нашего законного интереса их недопущения.

Компания EPAM воспользовалась вендорскими услугами компании Convercent, Inc., глобального поставщика программного обеспечения в области этики и соответствия, которая выступает в качестве оператора онлайн-портала и телефонной линии EthicsLine. 

После передачи Вами Сообщения на EthicsLine через EthicsLine оно будет автоматически перенаправлено руководителю отдела корпоративного регулирования EPAM в США вместе со всеми персональными данными, изложенными в документе. Компании EPAM и Convercent приложат все необходимые усилия для сохранения конфиденциальности переданной информации и ее передачи в режиме служебной только тем лицам, которым она напрямую необходима для осуществления их законной деятельности.

Компания EPAM не применяет дисциплинарные наказания, преследования и не приемлет ответные меры в отношении лица, подавшего Сообщение на EthicsLine, если такое Сообщение оказалось необоснованным, но было подано из соображений правдивости и добросовестности.

2. Передача сообщения, предмет сообщения и анонимность

Предмет Сообщения: службу EthicsLine следует использовать для передачи сообщений о потенциальных нарушениях обязательств, вытекающих из Кодекса поведения EPAM, политик компании, либо действующего законодательства и нормативных актов. 

Существует два способа передачи Сообщений на EthicsLine:

1.   Использование онлайн-портала https://ethics.epam.com; или

2.   Звонок по номеру телефона в вашем регионе и передача оператору текста сообщения, который создаст Сообщение на EthicsLine от вашего лица (номера телефонов указаны в ссылке на онлайн-портал выше).

Согласно действующему законодательству, сообщения можно передавать анонимно. Если вы захотите сохранить анонимность, это может затруднить расследование со стороны компании EPAM, и мы, возможно, не сможем решить проблему в полной мере.  В силу вышеизложенного, компания EPAM поощряет идентификацию личности, но не требует ее при подаче Сообщения на EthicsLine. Обратите внимание, что лица, упомянутые в сообщении, могут иметь законное право на уведомление о факте подачи сообщения. Такие лица также имеют право ответить или внести коррективы в определенную информацию, если она окажется неверной. Ваши персональные данные на всех этапах считаются конфиденциальными и могут быть переданы только лицам, обязанным знать о сути вашего Сообщения, а также тем, кому они необходимы для осуществления законных действий, вытекающих из данного документа.  

Если требуется передать сообщение, тематика которого в конкретном регионе считается неприемлемой для обсуждения по горячей линии, просим использовать каналы личной передачи информации вместо анонимных сообщений1.

3. Сбор персональных данных

Персональные данные, обрабатываемые службой EthicsLine, представляют собой конфиденциальную информацию, переданную вами или другим лицом в Сообщении на EthicsLine, касающуюся каких-либо лиц, упомянутых в Сообщении EthicsLine или определенных в ходе расследования, например, вашего руководителя, уполномоченных сотрудников, занятых расследованием, государственных служащих или других государственных ресурсов. Персональные данные могут включать контактные данные (например, Ф. И. О., почтовые адреса, адреса электронной почты и номера телефонов), сферу деятельности и место работы, сведения об инциденте, контактную информацию лиц, задействованных в инциденте, а также свидетелях, какие-либо псевдонимы или прозвища, а также любые фотографии, видеозаписи, комментарии и другую информацию, предоставленную вами или содержащуюся в вашем сообщении, переданном на EthicsLine.

Компания EPAM собирает, обрабатывает и использует персональные данные, касающиеся службы EthicsLine, для расследования Сообщений, переданных на EthicsLine, и принятия необходимых мер.

4. Документооборот— период хранения документов

Компании EPAM и (или) Convercent хранят ваши персональные данные исключительно для выполнения задач, описанных в этом уведомлении, и только в течение времени, требуемого для сбора всей информации, в соответствии с действующим законодательством. После того как компания EPAM перестает нуждаться в ваших персональных данных, или не требуется их дальнейшее хранение в соответствии с действующим законодательством или нормативными актами (согласно политике хранения данных компании), компания предпринимает все целесообразные действия для их удаления из внутренних систем и (или) архивов и (или) принимает меры, чтобы сделать их в необходимой мере анонимными и не несущими информации о вашей личности.

5. Передача данных

Все персональные данные, передаваемые через службу EthicsLine, собираются и хранятся на серверах компании Convercent в Дублине, Ирландия и Франкфурте, Германия. Штаб-квартира компании Convercent расположена по адресу: 5995 Greenwood Plaza Blvd, Suite 110, Greenwood Village, CO 80111 (США).

Кроме получения и обработки полученных персональных данных компанией Convercent, персональные данные могут быть переданы во все отделы, дочерние или аффилированные компании EPAM, расположенные вне территории вашей дислокации, например, в США или других странах вне Европейского экономического пространства. В рамках глобальной структуры компании EPAM персональные данные могут быть переданы руководителям или в определенные региональные или глобальные отделы компании EPAM, расположенные вне территории вашего пребывания, например, в США или других странах вне Европейского экономического пространства. Персональные данные также могут быть доступны сторонним юридическим фирмам или консультантам для оказания содействия в отношении определенных аспектов расследования и органам правопорядка, в соответствии с требованиями или нормами в отношении расследований Сообщений на EthicsLine, либо последующих мер, предпринимаемых после проведения таких расследований. Компания EPAM требует от получателей персональных данных обеспечивать достаточную конфиденциальность и защиту персональных данных согласно контракту или используя другие механизмы.

Компания Convercent следует принципам конфиденциальности программы по защите конфиденциальности в США и ЕС Privacy Shield. Более подробная информация приводится в перечне Privacy Shield.

Кроме того, компания EPAM применяет другие механизмы защиты для обеспечения достаточной степени защиты ваших персональных данных.

6. Вопросы и контактная информация

В случае возникновения каких-либо вопросов о системе EthicsLine или хранящихся в ней персональных данных о вас обращайтесь по адресу электронной почты confidential@epam.com.

Последнее обновление настоящего Уведомления: 05 февраля 2018 г.


[1] На данный момент во всех странах, в которых осуществляет свою деятельность компания EPAM, сотрудникам разрешено сообщать о любых серьезных потенциальных нарушениях кодекса поведения.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

В случае возникновения каких-либо вопросов о системе EthicsLine или хранящихся в ней персональных данных о вас обращайтесь по адресу электронной почты confidential@epam.com.